Don Gusti Rao[2]
Apa itu persidangan ?
Secara substantif, persidangan
adalah tempat berkumpulnya ide-ide dan gagasan dalam sebuah forum, untuk
mencapai keputusan bersama dan di rangkum dalam regulasi formal yang berasaskan
musyawarah mufakat (demokrasi).
Berkumpulnya ide dan gagasan disini
diartikan sebagai bentuk penyatuan gagasan-gagasan pro kontra yang sebenarnya
mempunyai orientasi sama. Di pimpin oleh presidium sidang yang independen,
dijalankan dan diawasi oleh peserta sidang yang mengerti regulasi, dan di
implementasikan – apa-apa yang dihasilkan – dalam persidangan membuat proses
pengambilan keputusan mengandung validitas dan hasil yang optimal.
Meskipun dalam persidangan keputusan
yang mayoritas bukanlah selalu keputusan yang paling benar, namun, dalam
implementasinya kelemahan tersebut menjadi parameter bahwa untuk menghasilkan
keputusan mayoritas dibutuhkan rasionalisasi rasional untuk meyakinkan forum
mengikuti pokok fikiran yang akan ditawarkan.
Walaupun berasaskan pada musyawarah
mufakat, prinsip-prinsip demokrasi seperti Votting
dan Lobying juga menjadi ciri tersendiri
dalam persidangan. Votting dan Lobying – secara berturut turut –
dilakukan setelah terjadi deadlock
pada musyawarah mufakat dalam pengambilan keputusan.
Macam-macam persidangan (organisasi)
1. Sidang pleno :
Sidang yang dihadiri oleh
seluruh peserta sidang. Termasuk kedalam kategori sidang ini adalah;
Sidang pendahuluan yang biasanya untuk menetapkan jadwal tata tertib dan pemilihan
presidium sidang. Sidang pleno juga ada di tengah persidangan untuk mengesahkan
laporan pertanggungjawaban yang dipimpin oleh presidium sidang.
2. Sidang paripurna :
Persidangan lengkap yang dihadiri
oleh unsur-unsur representatif yang memiliki kekuatan yang lebih besar dan kuat,
baik dari segi masalah ataupun peserta persidangan, biasanya berisi tentang
pengesahan hasil-hasil sidang.
3. Sidang komisi :
Sidang yang diikuti oleh peserta
terbatas (anggota komisi), sidang ini diadakan untuk pematangan materi sebelum
diplenokan, dipimpin oleh pimpinan komisi.
4. Sidang sub komisi :
Sidang ini lebih terbatas
dalam sidang komisi guna mematangkan materi lanjut.
5. Sidang istimewa :
Sidang Istimewa merupakan
persidangan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam kerangka pengambilan
keputusan yang bersifat mendesak dan berada dalam keadaan genting. Misalnya
dalam negara kita, sidang istimewa guna menurunkan Gus- Dur dari kursi
Presiden. (dalam konteks tujuan dalam organisasi, siding ini bisa di analogikan
juga sebagai MUSMALUB).
Sifat-sifat persidangan
Karena
Persidangan pada prinsipnya untuk mengambil keputusan, maka dalam prosesnya tidak
jarang terjadi dinamika yang mengarah pada sifat yang terpola pada kepentingan
para peserta sidang. Ada
dua macam sifat persidangan, diantaranya adalah :
- Persidangan profesional
Persidangan
Profesional dilakukan sebagai bentuk aplikasi kerja organisasi, misalnya :
Rapat Kerja, Rapat Koordinasi, Rapat Evaluasi, dsb. Hal ini dilakukan dalam
model-model Persidangan. Dikatakan professional, karena biasanya pembahasan
yang berkembang diforum tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dari
penyelenggaraannya.
- Persidangan politis
Suatu
Persidangan, dapat dikatakan Politis karena adanya kebutuhan untuk mencapai
tujuan dari sekelompok orang yang ada didalamnya dan kebutuhan itu tidak
menjadi kebutuhan bersama, sehingga terjadi proses yang cenderung politis.
Misalnya : Pemilihan Pemimpin Organisasi, baik untuk Organisasi Profesional
maupun Organisasi Politik
Kebutuhan persidangan
Kebutuhan yang harus dipenuhi dalam persidangan, yaitu :
-
Pimpinan Sidang
-
Quorum ( (½
+ 1 dari Jumlah peserta sidang)
-
Berkas-berkas dan peralatan yang diperlukan
(Susunan Agenda Acara, Tata Tertib, AD/ART, Palu Sidang, dll)
Istilah-istilah dalam persidangan
- Skorsing adalah
penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada
waktu sidang berlangsung.
- Pending adalah penundaan acara sidang untuk
waktu yang tidak ditemntukan.
- Lobbying adalah
penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk
menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal.
menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal.
- Interupsi adalah
memotong pembicaraan, ditempuh dengan menggunakan kata "interupsi"
yang pada hakekatnya meminta kesepakatan untuk berbicara.
Pimpinan sidang
Pimpinan
sidang adalah salah satu unsur yang sangat menentukan dalam proses persidangan.
Karena berfungsi menetapkan kesepakatan yang berkembang dan terkadang harus
memilih satu diantara kesepakatan yang berkembang, maka pimpinan sidang harus berjumlah
ganjil (3 orang, 5 orang, 7 orang, atau bahkan cukup hanya dengan 1 orang saja).
Hal ini untuk menghindari terjadinya keputusan yang imbang. Struktur Pimpinan
Sidang dapat diatur dan dibicarakan oleh para pimpinan sidang, sesuai dengan
kebutuhan.
Kriteria
Pimpinan Sidang:
- Pimpinan
Sidang Harus ganjil
- Pimpinan
sidang harus berwibawa, tegas dan tidak gagap
- Pimpinan
sidang harus tahu kapan waktu yang tepat untuk menghentikan, mempending, dan
membubarkan persidangan apabila suasana sudah tidak kondusif
Hal yang menarik dalam persidangan formal
(organisasi) adalah, keputusan ada pada kesepakatan peserta sidang, sedangkan
pimpinan sidang hanya sebagai fasilitator untuk membuat dan menetapkan
keputusan berdasarkan atas kesepakatan peserta sidang. Pimpinan sidang
dianalogikan seperti cermin yang memantulkan / mengembalikan usulan yang di
ajukan flor kepada flor juga.
Bagaimana seseorang menjadi pimpinan sidang ?
Ada
dua kategori Pimpinan Sidang, yaitu Pimpinan Sidang sementara dan Pimpinan
Sidang tetap. Pimpinan Sidang Sementara memimpin sidang sampai terpilihnya
Pimpinan Sidang Tetap dan Pimpinan Sidang Tetap memimpin Persidangan sampai
dengan selesai.
Ada beberapa cara untuk memilih dan mengangkat seseorang menjadi Pimpinan
Sidang. diantaranya adalah :
1. Berdasarkan votting.
Mekanisme votting dapat
dilakukan, dengan sebelumnya, dilakukan proses pencalon-an, kesediaan calon dan
penetapan calon, jika calon yang mengajukan diri atau diajukan lebih dari
jumlah yang dibutuhkan, maka dilakukan pemilihan, tetapi jika sudah mencukupi
tidak perlu diadakan voting. Biasanya pemilihan dipandu dengan kriteria-kriteria
calon dan tata tertib.
2. Musyawarah mufakat/aklamasi
Penunjukan pimpinan sidang secara aklamasi oleh peserta sidang kepada
orang-orang yang dianggap pantas.
3. Penunjukan formal
Misalnya, penunjukan oleh negara atas kasus hukum warga negaranya,
penunjukan pimpinan sidang skripsi.
Kriteria pimpinan sidang
1.
Faktor usia
2.
Kemampuan dalam memimpin
3.
Pengalaman dalam berorganisasi
4.
Memahami Masalah
5.
Adil, independen, transparan dan tidak memaksakan kehendak
Etika Persidangan
1.
Hadir tepat waktu
2.
Menghormati kuorum
3.
Menghargai perbedaan pendapat
4.
Tidak menjatuhkan lawan bicara
5.
Menyampaikan pendapat dengan singkat dan padat
6.
Berbicara dengan prinsip-prinsip interupsi
7.
Mampu mengontrol emosi
Model-Model Interupsi
Sebelum
mengajukan interupsi, peserta di haruskan memperkenalkan diri dan institutsi –
agar apa-apa yang di ajukan bisa dipertanggungjawabkan, mengajukan point yang ditawarkan dan mengajukan
pertanyaan yang lugas dan jelas (tidak berputar-putar).
Adapun model-model interupsi sebagai
berikut:
1. Point of Order
Memberikan
Saran, yang relevan dengan persoalan yang sedang dibahas dalam persidangan.
2. Point of Information
Memberikan informasi / kabar tentang sesuatu yang sangat penting dan
mendesak, terutama yang berkaitan dengan teknis penyelenggaraan sidang. Atau
bahkan pembahasan sidang yang blunder dan membutuhkan informasi untuk
meluruskannya.
3. Point of Clarification
Memberikan penjelasan untuk menjernihkan pembahasan yang blunder dan
meng-kondusifkan suasana ketika agak kacau karena pendapat atau informasi yang
simpang siur. Point in sangat bijak dan dapat memberikan citra baik bagi penggunanya.
4. Point of Personal Prevelege
Point ini dapat digunakan oleh peserta sidang dan pimpinan sidang apabila
dalam pembahasan sidang terdapat perusakan nama baik dan yang bersangkutan
merasa tersinggung, sehingga permasalahan yang berkembang antara peserta sidang
dan atau dengan pimpinan sidang dapat diselesaikan dan sidang dapat dilanjutkan.
5.
Peninjauan Kembali
Mencoba untuk mengulang kembali poin yang
disahkan untuk analisa kembali
Tata Tertib
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh
peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan
nilai-nilai universal dimasyarakat.
Sanksi-sanksi
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang
ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan
mempertimbangkan saran, dan usulan peserta siding yang lain. Biasanya,
mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta
(biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang
boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain
dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain. Sanksi dimulai dari
level sederhana seperti di peringatkan, di cabut hak bicara dan suaranya hingga
di keluarkan dari persidangan.
Alat untuk mengesahkan persidangan
1.
Palu sidang
2.
Surat keputusan pengesahan hasil-hasil persidangan
3.
Dalam keadaan darurat ketika tidak ada palu sidang,
dapat digunakan alat - alat yang
menghasilkan bunyi (sepatu, pulpen, kepalan tangan, dll)
Cara pengetukan palu sidang dan fungsinya
1. Ketukan 3 kali, untuk :
a.
Membuka dan Menutup Persidangan
b.
Mengesahkan keputusan final / akhir persidangan
(biasanya dalam konsideran)
2. Ketukan 2 kali, untuk :
a.
Untuk menunda persidangan sesuai dengan waktu yang
ditentukan, misalnya 2x15 menit atau diatas waktu 30 menit.
b.
Untuk menunda persidangan dengan batas waktu yang tidak
ditentukan.
3. Ketukan 1 kali, untuk :
a.
Memindahkan palu sidang dari pimpinan sidang satu
kepada pimpinan sidang yang lain.
b.
Penundaan sidang dibawah 30 menit.
c.
Pengesahan point per point
4. Ketukan berkali-kali :
a.
Menandakan permasalahan darurat.
b.
Mengkondusifkan peserta sidang (setelah didahului oleh
peringatan lisan).
c.
Untuk membubarkan persidangan.
Layout (tata letak) dalam persidangan
Ada beberapa tipe tata letak teknis
meja persisangan diantaranya adalah:
1. Model baris berbanjar :
Model baris berbanjar adalah model lay out persidangan yang paling
populer. Model ini mengesankan persidangan yang teramat formal, sebab model ini
menyebabkan para peserta sidang akan sangat terfokus langsung pada pimpinan
sidang. Contoh : sidang dipengadilan, persidangan politis.
2. Model tapal Kuda (setengah lingkaran) :
Biasanya
dilakukan pada ruang sidang yang sempit, sehingga peserta sidang diposisikan dalam
bentuk setengah lingkaran. Model ini sangat interaktif sebab pimpinan sidang
berada dalam model interaktif yang tegas. Kedekatan pimpinan sidang dengan
peserta juga dapat dirasakan dalam model ini.
3. Model lingkaran penuh :
Pimpinan
sidang terletak ditengah-tengah peserta sidang, model ini diartikan sebagai
“centered of power”, jadi peserta sidang betul-betul berada diatas
kekuasaannya.
Contoh:
Persidangan di Forum PBB.
4.
Model
spontan :
Biasanya
dilakukan pada sidang kilat atau spontan, pimpinan sidang langsung berhadapan
dengan peserta sidang secara fokus (tatap muka langsung).
Contoh:
sidang pelanggaran lalu lintas, sidang KTP.
terima kasi mas, sangat bermanfaat.
BalasHapusSalam pergerakan om Maim.... *sungkem*
BalasHapus